Làm thế nào để chúng ta tập trung và cải thiện năng suất làm việc trong thế giới đầy sự xao lãng như hiện nay? Dưới đây là 10 phương pháp giúp tăng năng suất đã được chứng mình hiệu quả trong việc cải thiện và gia tăng năng suất làm việc. Mời bạn cùng theo dõi bài viết nhé.
Phương pháp 1: Đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đó
Phương pháp đầu tiên tôi muốn giới thiệu đến bạn đó là phương pháp đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đó. Với những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn. Khi thông báo với người khác về deadline tự đặt ra, bạn sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline.
Phương pháp 2: Làm việc trong khoảng 90 phút
Con người khác với máy móc. Máy móc hoạt động theo tuyến tính, còn con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và vận hành theo bản chất tự nhiên của con người, bạn cần để đến các chu kỳ Ultradian.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não con người có thể tập trung vào một công việc bất kì trong khoảng 90 - 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, chúng ta cần 1 quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu năng suất, hãy chia ngày làm việc của bạn ra thành 4 - 5 phiên 90 phút, mỗi phiên hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.
Phương pháp 3: Tuân theo quy tắc 2 phút
Nếu một công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Bạn sẽ mất ít thời gian cho nó hơn, so với việc quy lại hoàn thành nó sau. Đây là một quy tắc đơn giản từ cuốn sách “Getting Things Done” của David Ailen. Hầu hết công việc mà bạn trì hoãn không khó đẻ làm, bạn có đủ khả năng để thực chúng, bạn chỉ đang né tránh bắt đầu thực hiện vì một vài lý do nào đó. Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, với 2 nguyên tắc:
Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay: Có nhiều việc chưa tới 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc của bạn cứ dần chồng chất. Hãy tập thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.
Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Bạn không thể hoàn thành mọi việc trong 2 phút, nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.
Phương pháp 4: Tranh thủ các khoảng thời gian trống trong lúc chờ đợi
Trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, đọc lại tài liệu trước cuộc họp,...là những công việc có thể tranh thủ khi bạn tận dụng thời gian chờ đợi, ví dụ như khi bạn ngồi trên taxi di chuyển tới chỗ làm, hoặc chờ đợi thang máy, trước giờ làm việc…
Phương pháp 5: Lập một danh sách những việc cần làm
Hãy lập một danh sách tất cả những điều bạn cần làm trong ngày, đối với cả công việc lẫn cuộc sống riêng. Sau đó, lên kế hoạch làm những nhiệm vụ khó nhất hay quan trọng nhất vào thời điểm bạn tràn đầy năng lượng cả về thể chất lẫn tinh thần. Chẳng hạn, nếu bạn là con người của buổi sáng, hãy thực hiện chúng vào buổi sáng.
Phương pháp 6: Ngủ đủ giấc
Với nhịp sống ngày càng bận rộn, mọi người sẽ có ít thời gian cho việc ngủ hơn. Nhưng hãy nhớ, nếu không ngủ đủ, năng suất làm việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Bạn có thể thực hiện thử nghiệm sau: trong vòng 2 tuần, hãy ngủ đủ 8 tiếng một ngày. Sau đó, đánh giá: bạn cảm thấy ra sao về sức khỏe và tinh thần? Bạn đã đạt được những gì trong công việc? Chắc chắn bạn sẽ thấy sự khác biệt. Vì vậy, dù nhiều việc đến đâu, hãy dành 7- 8 tiếng cố định trong ngày để ngủ.
Phương pháp 7: Vận động cơ thể
Hàng này, hãy dành chút thời gian để vận động cơ thể. Bạn có thể đến phòng tập thể thao, đi dạo sau giờ ăn trưa, đi bộ hoặc đạp xe đạp tới cơ quan, hay đơn giản hơn là vài động tác co giãn trước khi ngủ. Vận động cũng góp phần cải thiện đáng kể năng suất làm việc của bạn.
Phương pháp 8: Khi làm việc hãy bỏ điện thoại xuống
Giảm thời gian dành cho các thiết bị cá nhân là một cách để tối thiểu hóa sự mất tập trung. Hãy thử cách sau đây:
Tắt tất cả thông báo từ các ứng dụng trên điện thoại của bạn. Bạn không cần phải biết tất cả những tin tức mới ngay khi chúng xảy ra, trừ khi đó là công việc của bạn
Xóa hết các trò chơi điện tử trên điện thoại. Trừ khi bạn thực sự yêu thích và muốn dành thời gian chơi game, còn nếu không, chúng chỉ là những thứ lãng phí thời gian và phân tán sự tập trung của bạn khỏi những công việc khác xứng đáng hơn
Đừng nhìn vào điện thoại ngay khi thức dậy mỗi sáng
Cất điện thoại vào túi khi bạn đang làm việc hoặc đang trao đổi với người khác
Phương pháp 9: Cách làm việc hiệu quả nhất là đừng làm nhiều việc cùng lúc
Làm nhiều việc cùng lúc là một thói quen xấu, và cũng giống như bao thói quen xấu khác, chúng khiến bạn mất tất trung, làm giảm hiệu suất công việc.
Một khi bạn không bị phân tâm vì điện thoại, thì bạn sẽ dễ tập trung vào công việc hơn
Mở một trang web mới bằng một cửa sổ trình duyệt mới ở chế độ toàn màn hình để những trang web khác không thừa cơ làm bạn phân tâm
Nếu bạn nhớ ra có gì đó bạn cần kiểm tra, hãy viết ra giấy thay vì bấm chuột hoặc bốc điện thoại để giải quyết nó ngay khi bạn nghĩ ra. Sau khi bạn kết thúc công việc của mình, hãy lấy ghi chú ra và giải quyết từng vấn đề được liệt kê trong ấy
Nếu bạn chuyển sự chú ý của mình sang vấn đề mới sực nhớ ra kia và lập tức muốn giải quyết nó, thì bạn đã đánh mất sự tập trung của mình rồi. Sẽ còn tồi tệ hơn nếu bạn không giải quyết được vấn đề đó ngay lập tức, và bạn quay lại với công việc bạn đầu khi vẫn đang mải suy nghĩ về vấn đề chưa kịp giải quyết kia.
Phương pháp 10: Phương pháp Pomodoro
Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung giúp đạt hiệu quả cao trong công việc mà không hề mệt mỏi.
Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 - 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Các ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc bạn có thể sử dụng là:
Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc
Tomighty (Win/Mac/ Linux) là phần mềm đa nền tảng cho phép bạn cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn
Pomodorable (OS X) là sự kết hợp giữa một phần mềm quản lý thời gian theo phương pháp Pomodorable và một phần mềm todo list. Với Pomodorable, bạn sẽ nắm được khi nào các công việc hoàn thành, việc gì cần làm tiếp theo và cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để làm xong một đầu việc.
Trên đây là 10 phương pháp nếu có thể áp dụng, bạn sẽ có thể tăng năng suất làm việc 100% đến 500% lần.
Mời bạn xem thêm Livestream để hiểu hơn về các phương pháp nhé!